Apesp institui portaria sobre digitalização e eliminação segura de documentos

Recurso permite a órgãos estaduais o uso da cópia digital, seguindo o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) publicou no Diário Oficial da última sexta-feira (5) a Portaria 5 – Uapesp/Saesp, de 5-8-2021, que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais.

A portaria permite aos órgãos estaduais digitalizar e eliminar documentos de forma segura, desde que sigam os procedimentos estabelecidos pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo em Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Assim, somente os documentos avaliados cuja destinação final seja a eliminação podem ter seu original digitalizado e eliminado. Os documentos avaliados de valor histórico não podem ter seus originais eliminados e sim destinados para o acervo permanente do APESP.

Esta é a primeira ação concreta do projeto Arquivo Digital SP que prevê a salvaguarda de documentos históricos para o futuro, garantindo a preservação digital dos documentos atuais e dos próximos que ainda serão criados.

Para o coordenador do APESP, Thiago Lima Nicodemo, esta portaria é imprescindível para uma política de gestão de dados governamentais que acelere o processo de digitalização dos serviços do Estado, mas que seja segura do ponto de vista da preservação documental, do acesso à informação e do respeito aos dados pessoais sensíveis. “Um passo fundamental para digitalização plena do Estado, com atenção à gestão dos dados governamentais, segurança da informação pessoal e a preservação da memória, seja em papel ou em documento nato-digital”, afirma Nicodemo.

O texto da Portaria foi elaborado por servidores do APESP com a colaboração do professor Humberto Innarelli, diretor técnico de Coordenação de Serviços do Arquivo Edgard Leuenroth, do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas da Universidade Estadual de Campinas (AEL/IFCH/UNICAMP). Considerou as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados estabelecidos pela Lei federal n. 8.159-1991, buscou conciliar o Decreto federal n. 10.278/2020 com as normas e procedimentos já estabelecidos pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), que tem o APESP como órgão central.

A Portaria orienta órgãos e entidades da administração pública estadual sobre a necessidade de adequar-se à política estadual de gestão documental como condição para que a digitalização de documentos públicos produza representantes digitais com os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Desta forma, será necessária a aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas pelo APESP; o cumprimento do Decreto estadual nº 48.897/2004 para dar publicidade e transparência aos processos de migração de suporte e eliminação dos documentos, sob a responsabilidade das respectivas Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA); a análise para eventual guarda de documentos que contenham dados que possam dificultar a legibilidade dos representantes digitais; e a observação aos requisitos e metadados obrigatórios para um sistema de gestão de documentos, conforme estabelecido pela Instrução Normativa APE/SAESP 1/2009, atualizada pela Portaria UAPESP/ SAESP – 4/2020.

Portanto, a portaria está alinhada às normas e procedimentos já implementados e espera-se que, com sua aplicação, seja atingido o objetivo de garantir a segurança jurídica, a autenticidade, a integridade e a transparência deste novo processo.

Leia a Portaria Portaria 5 – Uapesp/Saesp, de 5-8-2021 no site do Arquivo Público: www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/legislacao/portaria_uapesp_saesp_5_de_05_08_2021.pdf

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