Como organizar a casa de eventos com a volta do público?

Se você tem uma casa de eventos sabe que muita coisa mudou desde 2020, por conta da pandemia do novo Coronavírus.

Nós sabemos que esse problema ainda não chegou ao fim, entretanto, muitas atividades foram retomadas. O setor de eventos vem, aos poucos, se movimentando, principalmente, tendo em vista as festas de fim de ano e o Carnaval.

Trata-se de uma retomada tímida e o cenário é completamente novo para os empresários do setor. É necessário reaprender a organizar os eventos para proteger a população e evitar um novo surto.

Este é o momento de experimentar, para avaliar os resultados e aprender a lidar com as medidas de segurança. Tudo o que conhecíamos antes assumiu um novo formato, o que pode deixar muitos organizadores de eventos confusos.

É de responsabilidade de cada um conter a disseminação do vírus, para isso, é necessário priorizar diferentes cuidados na organização de eventos. Todavia, por se tratar de uma situação atípica, pensamos em te ajudar por meio deste conteúdo.

Por isso, vamos explicar a importância de se preparar para a retomada dos eventos e como você deve organizar o espaço, tomando todos os cuidados.

De que forma se preparar para a retomada dos eventos?

Em primeiro lugar, é muito importante planejar suas produções para garantir o máximo de segurança a todos os frequentadores do seu evento, e claro, proteger a sua equipe de colaboradores.

Tendo esse pensamento como base, você precisa acompanhar as medidas e os protocolos de segurança impostos pelo governo do estado e pela prefeitura da sua cidade.

Antes de pensar no equipamento de iluminação necessário, analise com calma o tipo de evento que você pretende organizar.

Todo organizador sabe que não existe uma metodologia única para isso, assim sendo, podemos usar diferentes ferramentas e alternativas que auxiliam na produção.

Não se esqueça de que também é muito importante investir em comunicação e treinamento, pois é dessa forma que você conversa com o seu público e seus funcionários.

São maneiras simples e didáticas de prepará-los para esses acontecimentos garantir que eles tenham uma boa experiência coletiva, depois de tanto tempo sem poder frequentar eventos dos mais variados tipos, como:

  • Shows;
  • Feiras;
  • Convenções;
  • Palestras;
  • Apresentações;

 

Em vista disso, todos os envolvidos precisam reaprender a conviver, assim sendo, para preparar a sua casa de eventos, é necessário tomar alguns cuidados importantes.

Dicas para preparar a sua casa de eventos

O público, de uma forma geral, está ansioso para voltar a fazer o que fazia antes, ou seja, querem poder frequentar um ambiente descontraído e compartilhar o mesmo espaço com outras pessoas que buscam o mesmo tipo de entretenimento.

Mas depois da pandemia do coronavírus, precisamos tomar certos cuidados, que vão desde a instalação de um painel para aniversário até a limitação da capacidade da casa. E dentre os principais preparativos estão:

Delimitar os espaços

A pandemia não chegou ao fim, pois mesmo com a vacinação, as pessoas continuam suscetíveis ao vírus, por essa razão, é fundamental manter o distanciamento entre os participantes para evitar problemas maiores.

Se o evento vai acontecer em um espaço aberto, você pode fazer marcações no chão para delimitar pequenos grupos de pessoas.

Já no caso de palestras e conferências, isole as cadeiras alternadamente de modo a impedir que sejam usadas. Sua principal ferramenta de trabalho, independentemente do tipo de evento, é a sinalização.

Tenha consciência de que o seu público não é obrigado a saber as regras da sua casa, ou seja, é seu papel esclarecê-las.

Ter espaços adequados para a alimentação

O local onde as pessoas vão consumir alimentos e bebidas merece atenção especial. Nesses espaços, também é necessário delimitar o local de permanência para quem quer se alimentar durante o evento.

Até mesmo dentro de uma empresa de automação de residências é fundamental ter um local certo para comer, mas em uma casa de shows, por exemplo, isso é ainda mais importante.

As pessoas precisam tirar a máscara para se alimentar e isso aumenta o risco de contaminação. Por isso, procure afastar ao máximo as mesas e cadeiras e imponha um limite de permanência no local.

A higienização depende de um mecanismo para que você identifique uma mesa que acabou de ser usada e precisa ser higienizada. Para controlar bem esse trabalho, é fundamental contar com um número satisfatório de colaboradores para esse fim.

Organizar eventos ao ar livre

É interessante que a sua casa conte com um espaço ao ar livre para começar a organizar os primeiros eventos de retomada. Para garantir ainda mais a segurança de todos, invista em uma conferência rápida dos ingressos, distribuição das pessoas e organização de tudo até o final.

É importante pensar no aspecto físico do evento, com uma boa decoração usando balão personalizado, mas prezar pela segurança nesse momento é ainda mais importante.

Por essa razão evite a venda presencial de ingressos, e uma das opções mais acessíveis para isso é organizar as vendas pela internet. Se sua casa de eventos for grande, disponibilize mais de um local de entrada e que conte com itens de higiene, como álcool em gel e tapetes higienizadores.

Além disso, deixa à disposição profissionais para medir a temperatura dos presentes.

Determinar o limite de capacidade do público

Cada cidade possui uma diretriz que determina a quantidade de pessoas permitidas em espaços e eventos. Assim sendo, considere as orientações do seu município para definir quantas pessoas a sua casa pode receber.

Outra dica é se orientar pelo tipo de evento que você organiza, e a partir do momento em que você atingir a capacidade máxima, deve anunciar ao público e bloquear a entrada de mais pessoas.

Isso vai garantir que os participantes possam aproveitar o evento e apreciar tudo o que ele tem a oferecer, como um espumante com frutas, com segurança e tranquilidade.

Mas, nós sabemos que isso pode representar uma queda no faturamento, entretanto, existe uma maneira de manter os lucros, sem colocar em risco a saúde. Você pode realizar um evento híbrido, ou seja, um acontecimento que une programação presencial e online.

Com isso, sua casa de shows consegue reduzir a quantidade de pessoas presentes no espaço físico e ainda possibilitar a participação pela internet.

Exigir o uso de máscaras

Mesmo que você disponha de um espaço onde os participantes possam degustar vinho tinto doce, é imprescindível deixar clara a obrigatoriedade de usar máscaras em outros locais do evento.

Essa regra é fundamental para garantir a segurança de todos e deve ser mandatória, inclusive, para a sua equipe. Lembre-se de que os seus colaboradores precisam servir de exemplo para o público.

Organizar a estratégia de limpeza

Nós sabemos que a limpeza de espaços comuns e dos banheiros é um trabalho complexo, principalmente quando falamos de eventos de grande porte. Entretanto, a limpeza tem muito peso na experiência do seu público.

Por conta da pandemia, ela se tornou ainda mais essencial e sua qualidade depende de uma boa estratégia. Antes do início do evento é necessário desinfetar os espaços comuns.

Enquanto ele estiver acontecendo, elabore turnos de limpeza, mantendo o foco em superfícies de grande contato, como:

  • Mesas;
  • Cadeiras;
  • Encostos;
  • Puxadores;
  • Maçanetas.

 

Os banheiros merecem atenção especial, por essa razão, tenha em mente as diretrizes necessárias para manter esses locais desinfetados, o que envolve a maneira de limpar e a frequência da limpeza.

Espalhar álcool em gel pelo espaço

Cada detalhe faz a diferença, como os copos personalizados com o nome da sua casa de eventos e você pode aproveitar os frascos de álcool em gel para fazer a mesma coisa.

Além de divulgar o nome do seu estabelecimento, é um cuidado essencial para evitar a contaminação do coronavírus. Por isso, espalhe o produto em todo o espaço para que os frequentadores possam utilizá-lo sem maiores problemas.

Não incentive o excesso de contato

Algo muito comum nos eventos, principalmente, em shows e festas, é o incentivo de momentos de união entre os participantes, como dar as mãos, se abraçar, dentre outras ações do tipo.

Entretanto, nesse momento de retomada do público, lembre-se de que pode haver participantes contaminados, mas que são assintomáticos. Sendo assim, não incentive  esse tipo de contato desnecessário.

Para promover a participação de todos, sem contato físico, você pode optar por outras ações, como camisetas personalizadas para eventos.

Conclusão

Portanto, a volta do público nas festas, shows e outros eventos promete reaquecer esse setor, mas a sua casa precisa estar preparada para lidar com todas as mudanças.

Como vimos, ao longo do artigo, algumas ações simples podem assegurar o bem-estar de todos e possibilitar que o seu estabelecimento continue a organizar eventos seguros e divertidos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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