Como utilizar o e-mail marketing em uma estratégia de comunicação interna?

O e-mail marketing interno é um tipo de comunicação enviada para os funcionários de uma empresa.

Que empresa não deseja que seus colaboradores tenham orgulho de fazer parte dela e realizem seus trabalhos mais motivados no dia a dia? Isso os deixa engajados a produzir valor para a companhia, e dentre as principais ferramentas está o e-mail marketing.

Pensando nisso, produzimos este conteúdo especial de como utilizar esse tipo de comunicação no engajamento dos colaboradores a partir de uma abordagem interna de marketing. Acompanhe a leitura!

O que é e-mail marketing para comunicação interna?

O e-mail marketing interno é um tipo de comunicação enviada para os funcionários de uma empresa.

Esse envio pode ser mensal, semanal ou sempre que houver necessidade de compartilhar informações da companhia, como a gestão patrimonial da companhia ou qualquer outro assunto.

A maioria dos profissionais de marketing lida com esse tipo de comunicação interna como uma forma de compartilhar atualizações sobre a empresa. Mas a verdade é que o e-mail marketing vai muito muito mais além: trata-se de uma oportunidade para aumentar a cultura da empresa, dar mais espírito de união, gerar entusiasmo e engajamento dos colaboradores com a companhia.

Ao criar essa comunicação com uma ferramenta de e-mail marketing, você pode inserir pesquisas de satisfação por e-mail, compartilhar vídeos, pesquisas, imagens, notícias, fazer newsletters de conteúdo, de produtos, etc.

Além disso, é possível criar grupos facilmente para personalizar o envio dos e-mails para um departamento específico, um grupo de funcionários com algo em comum ou para toda a empresa.

Usando o e-mail marketing como estratégia interna

Você e quase todos os funcionários da empresa provavelmente usam uma ferramenta contratada de mensagens internas para se comunicar dentro da empresa.

Então, por que se preocupar e ter um esforço a mais além dessa ferramenta que já funciona para se comunicar internamente? Esse poderia ser um pensamento de um profissional bem antigo ou mesmo de alguém que não esteja motivado.

Na realidade, as mensagens individuais pelos aplicativos de mensagem tendem a se espalhar por diferentes canais e se perder nas conversas, e não dão o importante senso de unidade, que é característico do e-mail marketing interno.

Dessa forma, por e-mail, e pensando estrategicamente nessa ferramenta para informar e engajar todos os colaboradores, a tendência é que as informações sejam organizadas e todos fiquem a par do que está acontecendo.

É verdade que leva um pouco de tempo para reunir todas as informações e criar os e-mails, mas pense que você fará um grande favor à sua equipe e a todos os funcionários. É realmente importante esse tipo de comunicação por alguns fatores.

A começar que, nenhum dos seus funcionários perderá acidentalmente um memorando ou uma comunicação super importante, ao contrário das comunicações impressas em papel (sem falar no desperdício) ou das mensagens individuais.

Como já falamos, mas reiterando um ponto importantíssimo, a comunicação interna por e-mail marketing é uma das responsáveis por uma cultura forte, que reforça valores, crenças, visões de mundo e grandes resultados que a empresa venha a ter.

A cultura é cada vez mais um ativo dentro da empresa. Tornou-se praticamente um critério de avaliação se uma empresa é boa ou não, como um bom fluxo de caixa, aumento recorrente de clientes, retorno sobre o investimento (ROI), etc.

Além disso, cada equipe aprenderá sobre o que os demais times estão fazendo e os funcionários podem trabalhar com mais eficiência e foco, pois estão a par dos acontecimentos da empresa e dos próximos projetos.

Como resultado, toda a equipe se sentirá mais conectada entre os departamentos e não como “cada um no seu quadrado”, criando aquelas famosas panelinhas que são desconfortáveis, excludentes e nada colaborativas.

Quando todos estão na mesma página, é muito mais fácil atingir objetivos comuns. Além disso, como você pode ver a taxa de abertura e cliques, você saberá o quanto sua equipe está engajada.

Passo a passo para elaborar um bom e-mail marketing interno

Como gestor, você deve estar se perguntando por que tanto foco no e-mail marketing interno se só é possível falar de atualizações da empresa.

Esse tipo de questionamento é comum uma vez que grande parte das empresas de entregas ou qualquer outro segmento de mercado pode não saber como utilizar os e-mails internos de forma estratégica.

Por isso, separamos alguns exemplos rápidos em uma lista da variedade de assuntos possíveis para divulgar em seu e-mail marketing interno.

  • Pesquisas para obter feedback sobre a satisfação do funcionário;
  • Apresentação de novos funcionários;
  • Anúncio de novos recursos, produtos ou benefícios de RH;
  • Envio de convites personalizados para eventos ou happy hours;
  • Depoimentos de clientes que amam a empresa;
  • Reforçar conquistas e bons resultados de funcionários;
  • Compartilhar mudanças internas ou decisões de gestão;
  • Motivar os funcionários a se engajar com produtos;
  • Levar os funcionários a compartilhar novas vagas;
  • Compartilhar fotos e vídeos após um evento da empresa;
  • Comemorar com todos quando a companhia é premiada;
  • Enviar mensagens de parabéns para os aniversariantes do mês.

 

Portanto, há muito o que fazer diariamente e recorrentemente quanto aos e-mails marketing internos.

Não importa qual seja a ideia do conteúdo, o importante é organizar e comunicar claramente suas ideias no e-mail marketing, até para dar mais dinamismo à sua empresa, seja ela de serviço de moto entrega ou um escritório de advocacia.

Antes de começar a escrever um e-mail interno para os funcionários, há alguns quesitos a serem planejados e pensados antes de começar. São eles:

1 – Frequência e diversificação

Isso depende muito do teor do e-mail. Há tipos de e-mail que podem ser recorrentes, como parabenizar funcionários em seus aniversários, uma newsletter semanal reunindo todas as informações nesse período ou um e-mail informando o aumento na base de clientes.

Isso varia muito, porém, é fundamental manter este canal sempre alimentado e ativo. A recorrência é muito importante principalmente por causa do engajamento dos funcionários.

Além disso, diversificar os tipos de e-mail e banner informativo, segmentando para grupos de funcionários, pode ser uma boa ideia. Por exemplo, se você enviou um e-mail sério alinhado com novas práticas de compliance, por que não divulgar um pouco depois um torneio interno de tênis de mesa ou de bilhar.

Isso não deixa este canal apenas para questões burocráticas, mais uma vez ajudando os funcionários a verem essa ferramenta como algo interessante, criando expectativas.

Mas, pergunte-se sempre qual é o objetivo do e-mail e se vale a pena enviar. Por exemplo, se vale a pena divulgar que a sala de reunião por hora não está disponível. Isso pode evitar eventuais exageros e empolgação nos envios de e-mails.

Cada e-mail ou newsletter internos pode ter um objetivo diferente, e a estratégia de comunicação interna de sua empresa pode incluir uma variedade de campanhas com objetivos diversificados.

Por exemplo, uma campanha pode se concentrar em informar os funcionários sobre eventos importantes da empresa, como a contratação de locação de salas para cursos, enquanto outra é apenas para entretenimento.

2 – Estabeleça os remetentes

Embora a criação de um e-mail marketing interno, geralmente, é fruto de um esforço de equipe, certifique-se de que haja uma pessoa responsável por assumir a liderança dos e-mails marketing internos.

Essa pessoa coletará todas as informações e cuidará do conteúdo, formato e design dos e-mails. Mas, lembre-se: não necessariamente quem faz os e-mails é o remetente do e-mail. Na verdade, quase nunca. O remetente ou é genérico, ou muito específico.

Por exemplo, é possível que o próprio CEO da empresa saia de sua sala comercial pequena e queira utilizar o canal de e-mail marketing interno para passar mensagens motivacionais e incentivadoras.

Neste caso, vale a pena colocar o nome do CEO como remetente e moldar a comunicação como se ele mesmo tivesse escrito.

Considerações finais

Já vimos que o e-mail marketing interno pode ser muito útil e tão importante quanto angariar novos clientes, afinal, os funcionários são essenciais em uma empresa e mantê-los engajados consequentemente ajudará em suas funções.

Aproveite para trabalhar a voz e a marca da empresa, reforçando essa ideia na mente dos colaboradores. Isso ajuda os funcionários a compreenderem como sua função contribui para uma causa maior, conferindo aquele espírito de pertencimento tão importante para qualquer empresa.

O e-mail marketing interno serve para informar, mas, mais do que isso, estabelece um canal de comunicação com os colaboradores. Ou seja, “se a empresa está falando comigo por este canal, eu também posso”, pode pensar um colaborador, o que está correto.

Esse tipo de iniciativa não pode ser vista como unilateral, mas sim, como uma via mão dupla, principalmente em relação a feedbacks e melhorias que sempre agregam.

Ainda, ressaltando um dos pontos que levam a estas considerações finais, é: fique de olho nas taxas de abertura e de cliques dos e-mails internos. Se suas mensagens não estão sendo lidas, pode ser um sinal de que é preciso adotar uma outra abordagem para se comunicar com os colaboradores.

Por fim, a importância do e-mail marketing interno é muito grande para dar a devida atenção que os seus colaboradores merecem. Se um colaborador está satisfeito e sentido-se unido com a equipe e com a empresa, de forma geral, reflete em um entusiasmo maior de trabalho e, consequentemente, há diversos frutos materiais e imateriais a se colher sobre isso.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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