Modos de fazer uma boa comunicação empresarial de maneira remota

Em tempos de reuniões online e comunicação por chat, como diminuir a chance de ser mal interpretado?

Chamamos de comunicação empresarial o conjunto de técnicas que visa transmitir, para o corpo de funcionários da companhia, uma série de informações e atualizações sobre assuntos que são de interesse coletivo.

O objetivo da comunicação empresarial é diminuir os ruídos no interior do negócio, garantindo que proprietários, gestores e colaboradores estejam alinhados e fazendo com que tudo seja feito com ética, transparência e clareza.

Trata-se de algo deveras importante, visto que tem reflexo na produtividade da equipe, na satisfação geral e na qualidade dos serviços fornecidos.

Quando a comunicação empresarial é eficaz, não é preciso perder tempo para explicar novamente alguns conceitos, tampouco pausar atividades para garantir que todos estejam “na mesma página”.

Quando a dita comunicação é mal executada, no entanto, abre-se espaço para todo tipo de especulação, o que gera problemas de comunicação, o surgimento de fofocas e a sensação de que a companhia não é suficientemente organizada.

Com o passar do tempo, o que temos é a desmotivação dos funcionários, gerando perda de produtividade, aumento do turnover, etc.

Em tempos de pandemia, pode ser um desafio manter toda a equipe alinhada e motivada – especialmente porque, sejamos sinceros: permanecer atento e positivo é complexo em tempos de isolamento social e com todas as incertezas que permeiam a nossa sociedade.

Por onde começar? Neste artigo, falaremos brevemente sobre alguns modos de fazer uma boa comunicação empresarial à distância. Confira!

Comunicação empresarial de maneira remota: dicas importantes

Para que os projetos possam se desenrolar da maneira desejada, é preciso que os papéis estejam bem definidos e que as pessoas entendam o que é esperado delas. Assim, a cada novo projeto ou tarefa, é preciso que haja uma descrição enxuta, mas direta, sobre os deveres e objetivos de cada trabalhador.

Converse com os seus líderes. Peça para que eles definam ações e deleguem funções e que, depois disso, produzam um texto. Sempre que houver uma dúvida, o trabalhador poderá retornar a este conteúdo e entender para onde ir.

A tecnologia pode – e muito – ajudar nesse processo. Hoje, existem ferramentas como o Trello, o Wunderlist ou a Monday.com, que permitem às equipes que enviem mensagens coletivas, fixem informações em fóruns coletivos e monitorem o andamento dos projetos em tempo real, mesmo à distância.

Se os seus funcionários têm dificuldade para utilizar ferramentas de gestão – ou seja, se elas são uma novidade na empresa -, é de bom tom promover um ou mais encontros voltados para a apresentação da ferramenta aos usuários. Dessa forma, tornamos o trabalho mais leve e simplificado para todos.

Preocupe-se com as possibilidades do trabalhador

Muitas empresas aderiram ao home office, mas nem todas se preocuparam com as necessidades técnicas que o momento exige.

Na prática, é importante que a companhia compreenda que, a depender do local onde mora o trabalhador e a sua realidade, nem sempre ele terá equipamentos de qualidade alta, como costumava ter no espaço de trabalho.

Se ele trabalhava com um Mac Book, mas não tem esse dispositivo em casa, é injusto pedir para que ele entregue os mesmos resultados ou com a mesma velocidade. Nesse caso, a companhia deve se esforçar para fornecer o equipamento em questão.

O mesmo se aplica quando falamos sobre conexão à internet. Alguns planos são mais lentos e, em alguns lugares, determinadas companhias têm melhor funcionamento que as outras.

Se é esperado que o colaborador esteja conectado o tempo inteiro e possa participar de atividades que exigem conexão rápida, a empresa também deve se preocupar com isso. Do contrário, ele pode não estar presente quando necessário, o que também atrapalha o rendimento – individual e coletivo.

Promova reuniões, mas não exagere

Por fim, a realidade do home office torna necessário que o RH entre em contato com o funcionário algumas vezes a mais, tanto para checar se ele precisa de alguma coisa quanto para perguntar a ele o que pode ser melhorado.

Estamos em um momento que exige descoberta e adaptação de ambas as partes e, durante esse processo, é natural que alguns equívocos ocorram. Por meio de feedbacks constantes, facilitamos o fluxo de informações, aumentamos o engajamento das equipes e tornamos o trabalho cotidiano cada vez mais inteligente.

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ÁGIL DPVAT